Ez a mai bejegyzésem is a mostani fő témánkhoz fog kapcsolódni, azaz a hatékonyságnöveléshez. (Hogy miért ez a fő témánk most, azt már Rita kezdte pedzegetni.)

Az e-mailezésen egy on-line vállalkozásban sok minden múlik, és bár nyilván használsz sokféle eszközt a kapcsolattartásra, az ügyintézésre, az ügyfélkezelésre… stb. De akárhogy is, az e-mail marad az első helyen minden hasonló dologgal kapcsolatban. Éppen ezért elengedhetetlen, hogy valamilyen módon, kategorizáld, menedzseld az e-mailjeid. Ennek egyik elemét mutatom meg neked most.

Eleinte nagyon könnyűnek tűnik ez az egész, az ember megkapja az e-mailt válaszol rá, ha valami fontos dolog, akkor megjelöli, hogy az fontos. Ez az első időkben működik is, amíg az ember heti egy-két e-mailt kap. De amikor már napi 60-70 e-mail jön (a spam-eken kívül), akkor már nagyon nagyon nehéz ezt csak ennyivel elintézni, hogy megjelölöm ami fontos. (Főleg, ha a néha befutó hoaxokon kívül mindent fontosnak tartunk )

Arról nem is beszélve, hogy ma már nagyon kevesen használnak csak egy e-mail címet. (Nekem ha jól számolom kapásból van 9 e-mail címem, amiből aktívan használok is 5-öt) Ezeket mind összeömleszteni egy helyre nagyon nem szerencsés.

Szerencsére van minden levelezőkliensben erre egy nagyon jó megoldás. (A Thunderbirdös megoldást fogom megmutatni, mert én is ezt használom)
És ez a megoldás nem más mint az e-mail szűrés. (Persze ez csak az egyik eleme a hatékony e-mailezésnek, de egy nagyon fontos eleme.)

Először is ahhoz hogy tudjuk kategorizálni az e-mailjeinket létre kell hozni mappákat, amikbe a különböző e-mailek kerülnek. (Gyakorlatilag maguk a mappák lesznek a kategóriák)
Ez Thunderbirdben úgy megy, hogy a helyi mappákon jobbkatt. és a felugró menüből az „Új mappa…” menüpontot kell választani:

Ezután felugrik egy ablak, amiben meg tudjuk adni a mappa nevét:

Elvileg akárhány mappát, és akármilyen mélységben létrehozhatunk, de azért vigyázni kell, hogy ne szaladjon el velünk a ló, mert bár a gépnek nem fog problémát okozni, hogy egy-két fájlal többel dolgozik, de azért egy idő után az embernél a túl sok opció miatt romlani fog a használhatóság. (Vagy a b. verzió, hogy nem fogod kihasználni az előnyöket, és újra minden egy helyre fog zsúfolódni.

Miután megvannak a mappák, utána jön az érdekesebbik rész, hogy hogyan automatizálható a rendezési folyamat.

Ehhez meg kell nyitnunk az Eszközök menüt, és azon belül az „Üzenetszűrők…” menüpontot kell választani:

Ekkor megnyílik az üzenetszűrők ablak, és itt az „Új…” gombbal tudunk új üzenetszűrőket létrehozni.

És itt jön egy picit nehezebb rész (de tényleg csak nagyon picit). Az üzenetszűrüknél ki kell találni, hogy mi az a jellemző, vagy jellemzők, amik utalnak, arra, hogy az adott e-mail az valamelyik kategóriába tartozik, vagy nem tartozik. Majd ennek megfelelően a be kell állítani a feltételeket, amelyek igazak az adott kategóriájú e-mail-re:

Először is nézzük azt az első három kiválasztót melyik mit is jelent pontosan:

- A következők mind illeszkedjenek: Ez azt jelenti, hogy az összes feltétel, amit az alatta lévő részben megadunk, az igaz kell legyen az vizsgált e-mailre, és ha ez fennáll, akkor a műveletek végrehajtása részben megadott műveletek hajtódjanak végre az e-mailre.

- A következők bármelyike illeszkedjen: Ez hasonló az előzőhöz, csak annyi a különbség, hogy itt a feltételek közül elég ha egy igaz, és akkor is végrehajtódnak a műveletek.

- Minden üzenet illeszkedjen: Ezzel azt érhetjük el, hogy nincsenek feltételek, az összes adott címre érkező e-mailre végrehajtódnak a műveletek.

Ehhez az előbbihez tartozik, hogy minden itt beállított szűrő arra az adott postafiókra fog értelmeződni, amit az előző ablakban a „Szűrők a következőkhöz:” résznél kiválasztunk. (Én most a helyi mappák összes üzenetére értelmeztetem a szűrőket, de ez egy jó módszer lehet arra, hogy a különböző postafiókhoz beérkező e-mailekre más-más szűrők vonatkozzanak.)

Ez alatt a három választógomb alatt szerepelhetnek a feltételek. Az első legördülőmenüből azt választhatjuk ki, hogy mire vonatkozzon a megadott feltétel, itt jelen esetben először a rizsanélkülhöz kapcsolódó fontos e-maileket akarom áthelyeztetni a Munka mappába. Ezen leveleknek egyetlen közös nevezőjük van, mégpedig, hogy vagy Ági, vagy Rita küldi őket, magyarul itt ebben a legördülőben kiválasztom, hogy a feltétel a feladóra vonatkozzon.

A második legördülővel azt tudjuk megadni, hogy a feltétel milyen viszonyt figyeljen, ott van egy pár választási lehetőség, mind elég egyértelmű, nekem most a tartalmazza kell. (Bár tudom a pontos címet amiről érkezni fognak ezek a levelek, mégis inkább biztosabb a tartalmazza, mint az egyenlő, mert az egyenlő az nem „gondolkodik” karakterről-karakterre ellenőriz, míg a tartalmazza azért nagyobb szabadságot ad.)

Az utolsó beviteli mezőben pedig az adható meg, hogy pontosan mit is tartalmazzon a feladó (természetesen csak erre az esetre vonatkoztatva, de ezt általánosan csak nagyon kicsavartan tudtam volna megfogalmazni ).

Ezen beviteli mező mellett található egy + és egy – gomb, ezekkel lehet új feltételeket létrehozni, illetve egy meglévőt törölni. Mivel jelen esetben két e-mail címre kell hogy vonatkozzon a feltétel, így nekem szükségem is lesz egy másikra:

Itt fölül látható, hogy az elsőhöz hasonlóan ott van a második feltétel is, és mivel a legfölső három választó gomb közül a másodikat választottam, így a feltételek bármelyike elég, hogy az e-mailre végrehajtsa a műveletet.

Amely műveletet az alatta lévő Műveletek végrehajtása részben tudunk megadni. Az első legördülő menüben itt azt lehet megadni, hogy pontosan mit is csináljon a Thunderbird a levéllel, a másodikban pedig azt, hogy ha másolásról, vagy áthelyezésről van szó, akkor az hova történjen meg. Én itt a Munka mappába történő áthelyezést választottam.

Természetesen itt is megadható több feladat is, akárcsak a feltételeknél, de általában egy e-mailel csak egy dolgot szoktunk csinálni egyszerre.

Nálam elég nagy gond, hogy ugyan van spam-szűröm aktiválva a Thunderbirdben, de sok spam-et már a kiszolgáló megszűr, de nem törli, csak úgy engedi be, hogy a tárgy mezőbe beleírja, hogy **SPAM**, vagy __spam__, vagy valami hasonlót. (Ami miatt sokszor a Thunderbird belső spam-szűrője már nem ismeri fel , hogy ez egy spam levél, és simán berakja a leveleim közzé.)
Szerencsére ez is nagyon gyorsan orvosolható saját szűrőkkel:

Ugye itt az látszik, hogy szintén elég ha bármelyik feltétel igaz. (Nem bírom ki, hogy le ne írjam értelmesen az első a három választógombból a feltételekre egy ÉS kapcsolatot vonatkoztat, a második pedig egy VAGY kapcsolatot, ezeket mint logikai operátorokat kell elképzelni. <– Nem baj ha nem érted, csak az én lelkivilágom megnyugtatása végett írtam le )

És a két feltételem itt az hogy a tárgy tartalmazza a SPAM, vagy a spam szót. Ugye ha netán a Thunderbird figyelembe venné a kis-nagybetű különbségeket.

És természetesen a művelet amit végre kell hajtani, az az üzenet áthelyezése a Spam mappába, azért nem töröltetem rögtön, mert sokszor előfordul, hogy a kiszolgáló téved, és olyat is spam-nek jelöl meg ami nem is az. (Vagy nem feltétlenül az.)

És hát lehet különféle trükkös beállítású szűrőket készíteni, például egy nagyon egyszerű a hírlevelek szűrésére:

Ez itt jól példázza, hogyan lehet kivételeket adni a feltételekben. Ugye ez azt mondja, hogy az összes e-mail ami tartalmazza a levéltörzsben, hogy hírlevél, az kerüljön át a Hirlevel mappába. Viszont azok ne, melyeknek a feladójában szerepel a rizsanelkul szó.

Be Sociable, Share!

•